ceremoniemeester of weddingplanner?
28 maart 2019

Waarschijnlijk heb je al eens eerder een feestje georganiseerd. Je nodigt wat vrienden uit, belt wat leveranciers, versiert de boel en klaar. Maar dit is even andere koek. Een bruiloft of houwerij vergt veel voorbereiding. Er komt vaak meer bij kijken dan je vooraf kunt inschatten. Denk aan een uitgebreide begroting, planning, checklist, gastenlijst, etc. En dan gaat het vaak ook nog over veel geld en moet het voor jullie de mooiste dag van jullie leven zijn. Zo, ga daar maar aanstaan.

Of je nu wel of niet kiest voor een professional die je helpt, je zult sowieso dingen uit handen moeten geven om zelf van deze bijzondere dag te kunnen genieten. Denk alleen al aan het checken van de locatie op het moment dat toevallig net jouw haar in de krul zit en hij zijn pak aan het aantrekken is. Of de muziek die op het juiste moment moet spelen als jullie je entree willen maken. En ga zo maar door.

Wanneer kies je ervoor om een bevriende ceremoniemeester al deze belangrijke taken toe te vertrouwen? Of beslis je om een professionele weddingplanner/houwerijplanner in te schakelen? In deze blog lees je meer over wat er allemaal bij de organisatie van een bruiloft/ houwerij komt kijken en wie wat kan regelen. Met als doel, een bijzondere dag om samen van te genieten. 

1 - ROL CERemoniemeester

Vaak zijn er binnen een vriendengroep altijd wel één of twee personen die je als eerste te binnen schieten als het gaat om deze belangrijke rol van ceremoniemeester. Deze mensen houden van regelen, zijn aanpakkers, komen hun afspraken na en hebben vaak nog leuke ideeën ook. Wat een mazzel dat jij ze tot jouw vrienden mag beschouwen!

Tijdens een gezellig avondje komt jullie bruiloft of houwerij ter sprake en stellen jullie de belangrijke vraag: “Wil jij onze ceremoniemeester zijn?”. Vaak wordt hier enthousiast op gereageerd. Het is tenslotte een eer. En er spreekt vertrouwen uit het feit als iemand de verantwoordelijkheid krijgt om alles in goede banen te leiden tijdens de voorbereidingen en op de dag zelf.

Wellicht heeft die persoon al eens eerder met het bijltje gehakt, dan zijn de taken en verantwoordelijkheden vaak bekend. Maar is het de eerste keer, dan is het belangrijk om vooraf de verantwoordelijkheden goed af te stemmen. Zeker omdat het vaak om een close vriend gaat, die vriendschap wil je niet op het spel zetten.

2 - CHECKLIST CEREMONIEMEESTER

Als ceremoniemeester heb je meerdere taken en verantwoordelijkheden. Deze zijn onder te verdelen in drie verschillende fases, namelijk: voorbereiding, organisatie en productie.

Voorbereiding

  • Inventariseer de taken en verantwoordelijkheden voor jou als ceremoniemeester
  • Zorg dat je op één lijn zit met het bruidspaar en respecteer hun wensen

Organisatie

  • Organiseren van het vrijgezellenfeest 
  • Communicatie met de gasten
    • bijhouden gastenlijst
    • versturen van de save the date, uitnodiging, persoonlijke briefjes/mailings
    • inventariseren van speeches en stukjes en daarvoor een planning maken + communiceren
    • bijhouden van een cadeaulijst of reageren op vragen rondom cadeaus
  • Opstellen van het draaiboek incl.:
    • materialenlijst, wie neemt wat mee
    • leverancierslijst incl. telefoonnummers waarop ze ook in het weekend bereikbaar zijn
  • Contact met leveranciers
  • Stroomlijnen van de ceremonie, denk aan ambtenaar, getuigen, bruidskinderen

Productie

  • Aanspreekpunt op de dag zelf, voor het stel, voor alle gasten en leveranciers
  • Coördinatie van de opbouw op locatie(s)
  • Versieren van eventuele hotelkamer/verblijf
  • Aankleding en bloemen op locatie(s) en eventueel verplaatsen van locatie A naar B
  • Het naleven van het draaiboek en actief problemen oplossen als die zich voordoen
  • Controleren van de locatie, zijn zij stand-by voor lunch, diner, feest
  • Bewaken van de cadeaus en andere belangrijke spullen
  • Coördinatie van de afbouw, veilig stellen van cadeau’s en belangrijke materialen

Zoals je merkt komt er veel bij kijken en kan ook een ceremoniemeester niet overal tegelijkertijd zijn. Het is dus raadzaam als je meerdere locaties hebt en het een lange dag is, meerdere ceremoniemeesters te vragen zodat zij de verantwoordelijkheden kunnen verdelen.

Maar niet iedere vriend of familielid is voor deze verantwoordelijke rol in de wieg gelegd. Daarnaast kan het ook zo zijn dat jouw vriend of familielid die jij voor deze taak op het oog had al vaker voor deze rol gestrikt is en dat diegene zelf ook weleens zin heeft in een feestje. Het is niet altijd het geval, maar het kan voorkomen dat de persoon die jij het meeste vertrouwt, de rol van ceremoniemeester niet wil of kan vervullen. Wat dan?

Gelukkig is er professionele hulp in te schakelen!

3 - WAAROM EEN PROFESSIONAL?

Hoe vaak betrap jij jezelf er niet op dat je zegt: "Gaat prima, lekker druk!". Natuurlijk kun je veel zelf doen en is dat ook een belangrijk deel van de voorpret, maar het inhuren van een professionele weddingplanner of houwerijplanner is tegenwoordig echt geen overbodige luxe. Het bespaart veel tijd die je weer in andere zaken kunt investeren. Je kunt namelijk zelf bepalen wat je uit handen geeft, van de complete planning tot alleen de saaie zaken.

Bovendien kun je iemand die je inhuurt ook makkelijker aanspreken op zijn taken en verantwoordelijkheden. Voor een ceremoniemeester hebben de verantwoordelijkheden weliswaar de omvang van een partime-job, maar moet dat allemaal ingepast worden in zijn/haar huidige leventje. Dat kan weleens voor frictie zorgen.

Daarnaast is het ook erg fijn dat er altijd iemand met bergen ervaring is om mee te sparren, die over je schouder meekijkt en die er is om op terug te vallen.

In het buitenland kunnen de meeste ‘brides to be’ al niet meer zonder een weddingplanner, het is daar big business. Ook bij ons zien steeds meer stellen er de voordelen van in om een groot deel van de planning van de bruiloft of Houwerij uit te besteden.

4 - VOORDELEN VAN EEN WEDDINGPLANNER/HOUWERIJPLANNER

De perfecte professional, …

  • Denkt vooraf aan alles, dat scheelt enorm veel stress.
  • Neemt veel taken uit handen waar eigenlijk niemand op zit te wachten.
  • Helpt om van losse ideeën een totaalconcept te maken.
  • Kan je inspireren met de nieuwste trends.
  • Heeft een netwerk van professionele leveranciers.
  • Beschikt over een gedetailleerd draaiboek format incl. checklists.
  • Kent de marktconforme prijzen en kan zodoende kritisch naar offertes kijken.
  • Heeft slimme inkooptrucs, dat voordelen kan bieden.
  • Check, check, dubbel checkt vooraf alles
  • Kent de klappen van de zweep en kan daardoor goed improviseren
  • Zorgt ervoor dat alles goed wordt afgehandeld en voorkomt zorgen erna

Samen met de professional bespreek je welke taken je graag uit handen geeft. Probeer een inschatting te maken van de onderdelen die je zelf leuk vindt om op te pakken, waar je de tijd voor hebt en energie uithaalt. En geef ook aan welke onderdelen je moeilijk vindt of waar je bijvoorbeeld minder verstand van hebt.

Bepaalde onderdelen lenen zich er goed voor om over te dragen aan een professional. Gewoon omdat die persoon vaker met dit bijltje heeft gehakt, weet welke wegen te bewandelen en bovendien sneller is in het opstellen van bepaalde zaken. Het is tenslotte een vak.

Onderdelen om uit te besteden aan een weddingplanner/houwerijplanner:

  • Conceptvorming 
  • Opstellen budget en onderhandelen met leveranciers
  • Inkoop van de leveranciers en afhandeling facturen
  • Planning en organisatie
  • Contact met alle betrokken partijen
  • Draaiboek opstellen en afstemmen met leveranciers
  • Uitvoer op de dag
  • Op- en afbouw 

5 - DE INVESTERING WAARD

Het inhuren van een weddingplanner of houwerijplanner is een investering. De ervaring leert inmiddels dat het zichzelf terugbetaalt, zowel in financiële voordeeltjes als in een onbezorgd tijd. Dat is heel veel waard!

Door een goede begeleiding van een professional houd je plezier in de voorbereidingen van jullie droomdag.
Wanneer het goed is voorbereid kun je op de dag zelf des te meer loslaten en genieten.

Of je nu kiest voor een betrouwbare en energieke ceremoniemeester of een door de wol geverfde professional, zorg dat je vooraf goed de verwachtingen naar elkaar uitspreekt. Een open communicatie helpt je te genieten vooraf en op de dag zelf. Dan wordt ook jullie dag onvergetelijk!


Geïnteresseerd in een zorgeloze en persoonlijke Houwerij? Neem dan contact met mij op voor een gratis intakegesprek.

Heeft jouw ceremoniemeester de juiste skills? Download hier de 21 taken van een ceremoniemeester en bespreek het samen.

Vera Kurpershoek

06 - 47 258 553
info@houwerij.nl
KvK-nummer: 61154946

Houwerij.nl een idee van vera kurpershoek - 2015

>

Heeft jouw ceremoniemeester de juiste skills?

Download hier de 21 taken van een ceremoniemeester en bespreek 

het samen.